İş ve ticaret hukukunda şirket içi e-postaların delil niteliği ve ispat gücü

Günümüzde iş hayatının vazgeçilmez bir parçası haline gelen e-postalar, şirket içi iletişimin de temel araçlarından biridir. Peki, bir uyuşmazlık durumunda şirket içi e-postalar mahkemede delil olarak kullanılabilir mi? Bu e-postaların ispat gücü nedir ve hangi koşullarda kabul edilir? Bu makalede, şirket içi e-postaların delil niteliğini ve hukuki değerini detaylı olarak inceleyeceğiz.

Türk Hukukunda Elektronik Deliller

Hukuk Muhakemeleri Kanunu’nda Elektronik Deliller

6100 sayılı Hukuk Muhakemeleri Kanunu’nun 199. maddesi, elektronik ortamdaki verileri ve bunların çıktılarını “belge” olarak tanımlamıştır. Buna göre, e-postalar da belge niteliğindedir ve delil olarak kullanılabilir.

Elektronik İmza Kanunu’nda Elektronik Deliller

5070 sayılı Elektronik İmza Kanunu’na göre, güvenli elektronik imza ile imzalanmış elektronik veriler, elle atılan imza ile aynı hukuki sonuçları doğurur ve kesin delil niteliğindedir.

Şirket İçi E-postaların Delil Olarak Kabul Edilmesi İçin Gerekli Koşullar

1. Bütünlük ve Doğruluk

E-postaların delil olarak kabul edilebilmesi için, içeriğinin değiştirilmemiş ve bütünlüğünün korunmuş olması gerekir. E-postanın gönderildiği tarih, saat, gönderen ve alıcı bilgilerinin tam olması önemlidir.

2. Kimlik Doğrulama

E-postanın gerçekten iddia edilen kişi tarafından gönderildiğinin kanıtlanması gerekir. Bu, e-posta adresinin şirket tarafından tahsis edilmiş olması ve gönderenin kimliğinin doğrulanabilmesi ile sağlanabilir.

3. Hukuka Uygunluk

E-postaların hukuka uygun yollarla elde edilmiş olması gerekir. Hukuka aykırı yollarla elde edilen e-postalar, delil olarak kabul edilmeyebilir.

Şirket İçi E-postaların Delil Değeri

Takdiri Delil Olarak E-postalar

Genel olarak, güvenli elektronik imza taşımayan e-postalar takdiri delil niteliğindedir. Takdiri deliller, hâkimin takdirine bağlı olarak değerlendirilir ve tek başlarına ispat için yeterli olmayabilir.

Kesin Delil Olarak E-postalar

Güvenli elektronik imza ile imzalanmış e-postalar, kesin delil niteliğindedir ve aksi ispatlanmadıkça geçerlidir. Ancak şirket içi e-postalarda genellikle güvenli elektronik imza kullanılmaz.

Şirket İçi E-postaların Farklı Hukuk Dallarında Delil Olarak Kullanılması

İş Hukukunda

İş hukukunda, şirket içi e-postalar şu durumlarda önemli delil teşkil edebilir:

• İş sözleşmesinin feshi için haklı neden oluşturan durumların ispatı
• Mobbing (psikolojik taciz) iddialarının ispatı
• İş akdinin değiştirilmesi veya yeni koşulların kabulü
• İşveren talimatlarının ispatı
• İş sırlarının ifşası

Ticaret Hukukunda

Ticaret hukukunda, şirket içi e-postalar şu konularda delil olabilir:

• Ticari sözleşmelerin kurulması veya değiştirilmesi
• Ticari ilişkilerde temerrüt durumlarının ispatı
• Şirket yöneticilerinin yetki aşımı durumlarının tespiti
• Rekabet yasağı ihlallerinin ispatı
• Şirket içi kararların alınması süreçleri

Ceza Hukukunda

Ceza hukukunda, şirket içi e-postalar şu durumlarda delil olarak kullanılabilir:

• Dolandırıcılık, güveni kötüye kullanma gibi suçların ispatı
• Ticari sır niteliğindeki bilgilerin izinsiz paylaşılması
• Bilişim suçlarının ispatı
• Şirket içi yolsuzlukların ortaya çıkarılması

Şirket İçi E-postaların Delil Olarak Sunulma Yöntemleri

1. E-posta Çıktıları

E-postaların çıktılarının alınarak mahkemeye sunulması en yaygın yöntemdir. Ancak bu çıktıların, e-postanın tüm özelliklerini (başlık bilgileri, ekler, tarih ve saat bilgileri) içermesi gerekir.

2. Adli Bilişim İncelemesi

Önemli davalarda, e-postaların bir adli bilişim uzmanı tarafından incelenmesi ve raporlanması daha güvenilir bir yöntemdir. Bu inceleme, e-postaların bütünlüğünü ve kaynağını doğrulayabilir.

3. Noter Onayı

E-postaların noter huzurunda tespit edilmesi ve onaylanması, delil değerini artıran bir yöntemdir. Noter, e-postaların varlığını ve içeriğini resmi olarak belgeleyebilir.

4. Elektronik Delil Tespiti

Mahkemeden elektronik delil tespiti talep edilerek, şirket sunucularındaki e-postaların bir bilirkişi aracılığıyla incelenmesi sağlanabilir.

Şirket İçi E-postaların Delil Olarak Kullanımında Karşılaşılan Sorunlar

1. Özel Hayatın Gizliliği ve Kişisel Verilerin Korunması

Şirket içi e-postaların kullanımında, çalışanların özel hayatının gizliliği ve kişisel verilerin korunması ilkelerine dikkat edilmelidir. İş amacı dışındaki kişisel e-postaların incelenmesi, hukuka aykırılık oluşturabilir.

2. E-postaların Manipüle Edilme Riski

E-postalar, teknik olarak manipüle edilebilir niteliktedir. Bu nedenle, mahkemeler genellikle ek destekleyici deliller ararlar.

3. E-posta Sunucularına Erişim Sorunları

Eski tarihli e-postalara erişim, teknik nedenlerle zorlaşabilir. Şirketlerin e-posta arşivleme politikaları bu konuda belirleyici olabilir.

4. Uluslararası E-posta Servisleri

Gmail, Hotmail gibi uluslararası e-posta servislerinin kullanıldığı durumlarda, sunuculara erişim ve bilgi alma konusunda zorluklar yaşanabilir.

Şirket İçi E-postaların Delil Olarak Kullanımı İçin Alınabilecek Önlemler

Şirketler İçin

1. E-posta Politikası Oluşturma: Şirket içi e-postaların kullanımı, saklanması ve arşivlenmesine ilişkin açık bir politika oluşturun.
2. Çalışanları Bilgilendirme: Çalışanları, şirket e-postalarının denetlenebileceği ve yasal süreçlerde delil olarak kullanılabileceği konusunda bilgilendirin.
3. Arşivleme Sistemi: Güvenilir bir e-posta arşivleme sistemi kullanarak, e-postaların bütünlüğünü ve erişilebilirliğini sağlayın.
4. Elektronik İmza Kullanımı: Önemli e-postalarda güvenli elektronik imza kullanımını teşvik edin.

Çalışanlar İçin

1. Profesyonel İletişim: Şirket e-postalarını sadece profesyonel amaçlar için kullanın ve uygunsuz içeriklerden kaçının.
2. Önemli Konuların Belgelenmesi: Önemli kararlar veya talimatlar içeren e-postaları saklayın ve gerektiğinde başvurabileceğiniz bir sistem oluşturun.
3. Kişisel ve İş E-postalarının Ayrılması: Kişisel iletişim için şirket e-postasını kullanmaktan kaçının.

Yargıtay’ın Şirket İçi E-postalara İlişkin Yaklaşımı

Yargıtay’ın son yıllardaki kararlarına göre:

1. Şirket içi e-postalar, diğer delillerle desteklendiğinde güçlü birer delil niteliğindedir.
2. İşveren tarafından iş amacıyla tahsis edilen e-posta hesaplarının denetlenmesi, belirli koşullar altında hukuka uygundur.
3. E-postaların manipüle edilme ihtimali nedeniyle, tek başına kesin delil olarak kabul edilmeleri için ek kanıtlar aranabilir.
4. İş sözleşmesinin feshi gibi önemli kararlarda, e-posta delillerinin açık ve net olması gerekir.

Sonuç ve Hukuki Tavsiyeler

Şirket içi e-postalar, günümüzde iş ve ticaret hukukunda önemli birer delil kaynağıdır. Bu e-postaların delil değeri, içeriklerinin doğruluğu, bütünlüğü ve elde edilme yöntemlerine bağlıdır.

Şirketlerin, e-posta politikalarını açıkça belirlemeleri, çalışanlarını bilgilendirmeleri ve güvenilir arşivleme sistemleri kullanmaları önerilir. Çalışanların ise, şirket e-postalarını profesyonel amaçlar için kullanmaları ve önemli konuları belgelendirmeleri tavsiye edilir.

İstanbul’daki hukuk büromuz, şirket içi e-postaların delil niteliği ve hukuki değeri konusunda uzman avukatlarımızla, iş ve ticaret hukuku alanındaki uyuşmazlıklarınızda size destek olmaya hazırdır. E-postaların delil olarak kullanımı veya diğer dijital deliller konusundaki sorularınız için bizimle iletişime geçebilirsiniz.