Ana Sözleşmenin Şirketinizin Anayasası Olduğunu Unutmayın

Şirketin ana sözleşmesi, bir şirketin kuruluşundan tasfiyesine kadar tüm faaliyetlerini düzenleyen, adeta şirketin anayasası niteliğindeki temel belgedir. Türk Ticaret Kanunu’nun getirdiği düzenlemeler çerçevesinde hazırlanan bu belge, şirketin faaliyet konusundan yönetim yapısına, sermaye dağılımından kar paylaşımına kadar birçok kritik konuyu içerir. Ancak çoğu zaman yeterince özen gösterilmeden hazırlanan ana sözleşmeler, ileride şirket ortakları arasında ciddi anlaşmazlıklara ve hukuki sorunlara yol açabilmektedir. Bu makalede, şirket ana sözleşmelerinde en sık yapılan hataları ve bunların çözüm yollarını inceleyeceğiz.

Şirketin Faaliyet Konusunun Belirlenmesinde Yapılan Hatalar

Hata 1: Çok Geniş veya Çok Dar Faaliyet Konusu Belirlemek

Ana sözleşmede en sık yapılan hatalardan biri, şirketin faaliyet konusunun belirlenmesinde yaşanır. Birçok şirket kurucusu, ileride karşılaşabilecekleri fırsatları kaçırmamak adına, faaliyet konusunu olabildiğince geniş tutma eğilimindedir.

Olası Sorunlar:

• Çok geniş faaliyet konusu belirlendiğinde, şirketin odak noktası belirsizleşebilir
• Vergi dairesi ve ticaret sicili tarafından itiraz edilebilir
• Bazı sektörlerde faaliyet gösterebilmek için özel izin veya lisans gerekebilir
• Faaliyet konusu çok dar belirlendiğinde ise, ileride yapılmak istenen işler için ana sözleşme değişikliği gerekebilir

Çözüm Önerileri:

• Şirketin ana faaliyet alanını net bir şekilde belirleyin
• İlişkili ve tamamlayıcı faaliyet alanlarını makul ölçüde ekleyin
• Özel izin gerektiren faaliyetler için gerekli başvuruları önceden planlayın
• Belirsiz ifadeler yerine, TTK ve ilgili mevzuata uygun tanımlamalar kullanın
• Ana sözleşme değişikliği prosedürünü esnek tutarak, gerektiğinde yeni faaliyet alanları ekleme imkanı sağlayın

Sermaye Yapısı ve Pay Dağılımında Yapılan Hatalar

Hata 2: Sermaye Artırımı ve Pay Devri Konularının Detaylandırılmaması

Şirket kurulurken sermaye yapısı ve pay dağılımı konuları genellikle ortaklar arasındaki güven ilişkisine dayanarak yüzeysel ele alınır. Ancak zaman içinde ortaklar arasında çıkabilecek anlaşmazlıklar, bu konuların ana sözleşmede açıkça düzenlenmemiş olması nedeniyle büyük sorunlara dönüşebilir.

Olası Sorunlar:

• Sermaye artırımına gidildiğinde yeni payların dağılımı konusunda anlaşmazlıklar
• Pay devrinde diğer ortakların onayı konusunda belirsizlikler
• Ön alım hakkı (rüçhan hakkı) konusunda yaşanan ihtilaflar
• Ortaklardan birinin vefatı veya iflas etmesi durumunda payların akıbeti

Çözüm Önerileri:

• Sermaye artırımında mevcut ortakların rüçhan haklarını net şekilde belirleyin
• Pay devri prosedürünü ve kısıtlamalarını detaylı olarak düzenleyin
• Payların değerleme yöntemini önceden belirleyin
• Ortakların vefatı, iflası veya kısıtlanması gibi durumlarda izlenecek yolu tanımlayın
• Ortaklardan birinin çıkmak istemesi durumunda uygulanacak prosedürü belirleyin

Yönetim ve Temsil Yetkisinde Yapılan Hatalar

Hata 3: Yönetim Yapısının Muğlak Bırakılması

Ana sözleşmelerde sıklıkla karşılaşılan bir diğer hata, şirketin yönetim yapısının ve temsil yetkisinin yeterince açık düzenlenmemesidir. Bu durum, özellikle ortaklar arasında anlaşmazlık çıktığında şirketin işleyişini sekteye uğratabilir.

Olası Sorunlar:

• Yönetim kurulu/müdürler kurulu üye sayısının belirsiz olması
• Karar alma mekanizmalarının net olmaması
• İmza yetkilerinin dağılımında yaşanan karışıklıklar
• Yöneticilerin görev sürelerinin belirlenmemesi
• Yöneticilerin sorumluluk sınırlarının çizilmemesi

Çözüm Önerileri:

• Yönetim organının yapısını, üye sayısını ve niteliklerini açıkça belirleyin
• Karar yeter sayıları ve önemli kararlar için özel çoğunluk gerektiren durumları tanımlayın
• İmza yetkilerinin kapsamını ve sınırlarını net şekilde belirleyin
• Yöneticilerin görev sürelerini ve yeniden seçilme koşullarını düzenleyin
• Yöneticilerin şirketle rekabet etme yasağı gibi kısıtlamaları açıkça belirtin

Kar Dağıtımı ve Finansal Konularda Yapılan Hatalar

Hata 4: Kar Dağıtım Politikasının Belirlenmemesi

Şirketlerin kuruluş aşamasında genellikle göz ardı edilen konulardan biri de kar dağıtım politikasıdır. Ana sözleşmede bu konunun düzenlenmemesi, şirketin karlı dönemlerinde ortaklar arasında ciddi anlaşmazlıklara yol açabilir.

Olası Sorunlar:

• Karın dağıtılıp dağıtılmayacağı konusunda anlaşmazlıklar
• Dağıtılacak kar oranının belirlenmesinde yaşanan sorunlar
• Karın yedek akçe olarak ayrılması veya şirkette bırakılması konusundaki ihtilaflar
• Zarar durumunda sorumluluk paylaşımının belirsizliği

Çözüm Önerileri:

• Kar dağıtım politikasını ve oranlarını açıkça belirleyin
• Yedek akçe ayrılması konusundaki prensipleri düzenleyin
• Şirketin büyüme hedefleri doğrultusunda karın şirkette bırakılma koşullarını tanımlayın
• Zarar durumunda izlenecek politikaları önceden belirleyin
• Ortakların şirkete borç verme veya şirketten borç alma koşullarını düzenleyin

Uyuşmazlık Çözümü ve Çıkış Stratejilerinde Yapılan Hatalar

Hata 5: Anlaşmazlık Durumlarında İzlenecek Yolun Belirlenmemesi

Ana sözleşmelerde en kritik eksikliklerden biri, ortaklar arasında yaşanabilecek anlaşmazlıkların çözümüne ilişkin mekanizmaların tanımlanmamış olmasıdır. Bu durum, küçük anlaşmazlıkların bile şirketin varlığını tehdit eden büyük krizlere dönüşmesine neden olabilir.

Olası Sorunlar:

• Ortaklar arasındaki anlaşmazlıkların çözümsüz kalması
• Şirket işleyişinin durma noktasına gelmesi
• Uzun ve masraflı dava süreçleri
• Şirketin itibar kaybı yaşaması
• Ortaklardan birinin çıkmak istemesi durumunda değerleme sorunları

Çözüm Önerileri:

• Anlaşmazlık durumlarında arabuluculuk veya tahkim gibi alternatif çözüm yollarını tanımlayın
• Belirli konularda çıkmaza girilmesi durumunda başvurulacak “deadlock” çözüm mekanizmaları oluşturun
• Ortaklardan birinin ayrılmak istemesi durumunda uygulanacak “buy-sell” (al-sat) hükümlerini belirleyin
• Ortaklıktan çıkarılma koşullarını ve prosedürünü net şekilde tanımlayın
• Şirketin tasfiyesi veya satışı konusunda izlenecek yolu düzenleyin

Gizlilik ve Rekabet Yasaklarında Yapılan Hatalar

Hata 6: Gizlilik ve Rekabet Yasağı Hükümlerinin Eksikliği

Ana sözleşmelerde sıklıkla ihmal edilen bir diğer konu, ortakların ve yöneticilerin gizlilik yükümlülükleri ve rekabet yasaklarıdır. Bu hükümlerin eksikliği, şirketin ticari sırlarının korunmasız kalmasına ve haksız rekabete maruz kalmasına neden olabilir.

Olası Sorunlar:

• Ortakların şirketle rekabet eden işler yapması
• Şirketten ayrılan ortakların rakip şirketler kurması
• Ticari sırların ve know-how’ın korunamaması
• Müşteri ve tedarikçi ilişkilerinin zarar görmesi

Çözüm Önerileri:

• Ortaklar ve yöneticiler için kapsamlı gizlilik hükümleri ekleyin
• Rekabet yasağının kapsamını, süresini ve coğrafi sınırlarını belirleyin
• Rekabet yasağı ihlali durumunda uygulanacak yaptırımları tanımlayın
• Fikri mülkiyet haklarının korunmasına ilişkin hükümler ekleyin
• Müşteri ve tedarikçi ilişkilerinin korunmasına yönelik düzenlemeler yapın

Sonuç: İyi Hazırlanmış Bir Ana Sözleşme, Gelecekteki Sorunların Sigortasıdır

Şirket ana sözleşmesi, sadece kuruluş aşamasında tamamlanması gereken bürokratik bir işlem değil, şirketin tüm yaşam döngüsü boyunca rehberlik edecek stratejik bir belgedir. Yukarıda bahsedilen hataların farkında olarak ve önerilen çözümleri dikkate alarak hazırlanacak bir ana sözleşme, şirketinizi ve ortaklık ilişkilerinizi koruyacak güçlü bir hukuki zemin oluşturacaktır.

Unutmayın ki, ana sözleşme değişikliği mümkün olmakla birlikte, belirli prosedürlere tabi ve zaman alıcı bir süreçtir. Bu nedenle, şirket kuruluşu aşamasında bu belgeyi hazırlarken profesyonel hukuki destek almak, ileride karşılaşabileceğiniz birçok sorunu baştan önlemenizi sağlayacaktır.

Şirketinizin ana sözleşmesini, yalnızca bugünün ihtiyaçlarını değil, gelecekte yaşanabilecek senaryoları da göz önünde bulundurarak hazırlamak, iş hayatınızdaki en değerli yatırımlardan biri olacaktır.