Tutanak örnekleri konusunda hazırladığımız bu kapsamlı rehber, çeşitli durumlarda hukuki geçerliliğe sahip tutanak hazırlama süreçleri ve önemli noktalar hakkında detaylı bilgiler sunmaktadır. İş hayatından günlük yaşama kadar pek çok alanda ihtiyaç duyulan tutanak örnekleri ve hazırlama teknikleri bu makalede yer almaktadır.

Tutanak Nedir ve Önemi

Tutanak, herhangi bir olay, durum, toplantı veya işlem sırasında yaşananların yazılı olarak kayıt altına alındığı resmi belgedir. Tutanak örnekleri, içeriklerine göre farklılık gösterse de, temel olarak belirli bir olayın veya durumun objektif bir şekilde belgelenmesini sağlar.

Tutanakların hukuki önemi şu noktalarda ortaya çıkar:

• Hukuki uyuşmazlıklarda delil niteliği taşır
• Olayların resmi kayıt altına alınmasını sağlar
• İleride doğabilecek anlaşmazlıklarda başvuru kaynağı olur
• Kurumsal hafıza oluşturur
• Sorumlulukların belirlenmesine yardımcı olur

Geçerli Bir Tutanakta Bulunması Gereken Unsurlar

Hukuki geçerliliğe sahip bir tutanakta aşağıdaki unsurların bulunması gerekir:

1. Başlık: Tutanağın hangi konuya ilişkin olduğunu belirten açık bir başlık
2. Tarih ve Saat: Olayın veya toplantının gerçekleştiği tarih ve saat
3. Yer: Olayın veya toplantının gerçekleştiği yer
4. Katılımcılar/Tanıklar: Olaya şahit olan veya toplantıya katılan kişilerin ad, soyad ve varsa unvan bilgileri
5. Olay/Konu Detayı: Gerçekleşen olayın veya görüşülen konuların objektif ve detaylı anlatımı
6. İmzalar: Tutanağı düzenleyenlerin ve tanıkların imzaları
7. Ekler: Varsa fotoğraf, video, ses kaydı gibi destekleyici belgeler

Tutanak Türleri ve Örnekleri

1. İş Yerinde Kullanılan Tutanak Örnekleri
2. a) Tespit Tutanağı

Tespit tutanağı, iş yerinde gerçekleşen bir olayın, durumun veya uygunsuzluğun tarafsız bir şekilde kayıt altına alınması amacıyla düzenlenir.

Tespit Tutanağı Örneği:

TESPİT TUTANAĞI

 

Tarih: 15.06.2025

Saat: 14:30

Yer: ABC Şirketi Depo Alanı

 

Tespit Edilen Durum: Bugün saat 14:30’da depo alanında yapılan rutin kontrol sırasında, B bölümünde bulunan yangın söndürme cihazının yerinde olmadığı tespit edilmiştir. Güvenlik kamerası kayıtları incelendiğinde, cihazın 14.06.2025 tarihinde saat 16:45’te yetkisiz bir şekilde yerinden alındığı görülmüştür.

 

Tespit Eden:

Adı Soyadı: Mehmet Yılmaz

Unvanı: İş Güvenliği Uzmanı

İmza:

 

Tanıklar:

1. Adı Soyadı: Ayşe Demir

Unvanı: Depo Sorumlusu

İmza:

 

2. Adı Soyadı: Ali Kaya

Unvanı: Güvenlik Görevlisi

İmza:

 

Ekler:

1. Güvenlik kamerası görüntüleri
2. Yangın söndürme cihazı envanter listesi
3. b) Toplantı Tutanağı

Toplantı tutanağı, iş yerinde gerçekleştirilen toplantılarda alınan kararların ve yapılan görüşmelerin kayıt altına alınması için kullanılır.

Toplantı Tutanağı Örneği:

TOPLANTI TUTANAĞI

 

Toplantı Tarihi: 20.06.2025

Toplantı Saati: 10:00-12:15

Toplantı Yeri: ABC Şirketi Toplantı Salonu

 

Toplantı Konusu: 2025 Yılı 3. Çeyrek Stratejik Planlama

 

Katılımcılar:

1. Ahmet Öztürk – Genel Müdür
2. Selin Yıldız – Satış Direktörü
3. Burak Koç – Pazarlama Müdürü
4. Deniz Aydın – İnsan Kaynakları Müdürü
5. Zeynep Kara – Finans Müdürü

 

Gündem Maddeleri:

1. 2. Çeyrek performans değerlendirmesi
2. 3. Çeyrek hedeflerinin belirlenmesi
3. Yeni ürün lansmanı planlaması
4. Bütçe revizyonu

 

Alınan Kararlar:

1. 2. Çeyrek satış hedeflerinin %95 oranında gerçekleştiği tespit edilmiştir.
2. 3. Çeyrek için satış hedefi %15 artırılarak 12 milyon TL olarak belirlenmiştir.
3. Yeni ürün lansmanının Ağustos ayı içinde yapılmasına karar verilmiştir.
4. Pazarlama bütçesinin %10 artırılması oybirliği ile kabul edilmiştir.

 

Bir sonraki toplantı tarihi: 15.07.2025 Saat: 10:00

 

Tutanak Düzenleyen:

Adı Soyadı: Elif Şahin

Unvanı: Yönetici Asistanı

İmza:

 

Onaylayan:

Adı Soyadı: Ahmet Öztürk

Unvanı: Genel Müdür

İmza:

1. c) Disiplin Tutanağı

Disiplin tutanağı, iş yerinde çalışanların kurallara aykırı davranışlarının belgelenmesi amacıyla düzenlenir.

Disiplin Tutanağı Örneği:

DİSİPLİN TUTANAĞI

 

Tarih: 22.06.2025

Saat: 09:15

Yer: ABC Şirketi Üretim Alanı

 

İlgili Çalışan Bilgileri:

Adı Soyadı: Murat Yılmaz

Sicil No: 2023-45

Departman: Üretim

Pozisyon: Operatör

 

Olay Detayı: Adı geçen çalışan, 22.06.2025 tarihinde saat 09:15’te iş sağlığı ve güvenliği kurallarına aykırı olarak, üretim alanında belirlenen kişisel koruyucu donanımları (baret ve koruyucu gözlük) kullanmadan çalıştığı tespit edilmiştir. Kendisine daha önce de (10.05.2025 tarihinde) aynı konuda sözlü uyarı verildiği kayıtlarımızda mevcuttur.

 

Kural İhlali: İş Sağlığı ve Güvenliği Prosedürü Madde 5.2 (Kişisel Koruyucu Donanımların Kullanımı)

 

Uygulanan Disiplin Yaptırımı: Şirket Disiplin Yönetmeliği Madde 12/b uyarınca yazılı uyarı verilmiştir.

 

Tutanağı Düzenleyen:

Adı Soyadı: Hakan Demir

Unvanı: İş Güvenliği Uzmanı

İmza:

 

Tanıklar:

1. Adı Soyadı: Fatma Çelik

Unvanı: Üretim Şefi

İmza:

 

2. Adı Soyadı: Serkan Yıldız

Unvanı: İnsan Kaynakları Uzmanı

İmza:

 

İlgili Çalışanın Beyanı: Acil bir durumda müdahale etmek için koruyucu ekipmanlarımı geçici olarak çıkarmıştım. Kurallara aykırı davrandığımı kabul ediyorum.

 

İlgili Çalışanın İmzası:

 

Not: Bu tutanağın bir örneği çalışana teslim edilmiştir.

2. Günlük Hayatta Kullanılan Tutanak Örnekleri
3. a) Kaza Tutanağı

Kaza tutanağı, trafik kazası veya iş kazası gibi durumlarda olayın detaylarını kayıt altına almak için düzenlenir.

Trafik Kazası Tutanağı Örneği:

TRAFİK KAZASI TUTANAĞI

 

Tarih: 25.06.2025

Saat: 16:45

Kaza Yeri: İstanbul, Mecidiyeköy Mahallesi, Büyükdere Caddesi No:110 önü

 

Araç 1 Bilgileri:

Plaka: 34 ABC 123

Marka/Model: Toyota Corolla

Sürücü Adı Soyadı: Mehmet Kaya

Sürücü T.C. Kimlik No: 12345678910

Sürücü Belgesi No: AB123456

Sigorta Şirketi: XYZ Sigorta

Poliçe No: 123456789

 

Araç 2 Bilgileri:

Plaka: 34 XYZ 789

Marka/Model: Honda Civic

Sürücü Adı Soyadı: Zeynep Demir

Sürücü T.C. Kimlik No: 10987654321

Sürücü Belgesi No: CD987654

Sigorta Şirketi: ABC Sigorta

Poliçe No: 987654321

 

Kaza Detayı: 25.06.2025 tarihinde saat 16:45’te, Büyükdere Caddesi üzerinde kırmızı ışıkta duran 34 ABC 123 plakalı araca, arkadan 34 XYZ 789 plakalı araç çarpmıştır. Çarpma sonucu 34 ABC 123 plakalı aracın arka tamponu hasarlanmıştır. Herhangi bir yaralanma olmamıştır.

 

Sürücü 1 Beyanı: Kırmızı ışıkta beklerken arkadan çarpma sonucu aracımın arka kısmı hasar görmüştür.

 

Sürücü 2 Beyanı: Önümdeki aracın ani fren yapması nedeniyle duramayarak çarptım.

 

Tanıklar:

1. Adı Soyadı: Ali Yılmaz

T.C. Kimlik No: 11122233344

İletişim: 0532 123 45 67

İmza:

 

2. Adı Soyadı: Ayşe Öztürk

T.C. Kimlik No: 55566677788

İletişim: 0533 765 43 21

İmza:

 

Sürücü 1 İmzası:

 

Sürücü 2 İmzası:

 

Ekler:

1. Kaza yeri fotoğrafları
2. Araç hasar fotoğrafları
3. b) Tespit Tutanağı (Apartman/Site)

Apartman veya site tespit tutanağı, ortak kullanım alanlarında meydana gelen hasarların veya sorunların kayıt altına alınması için düzenlenir.

Apartman Tespit Tutanağı Örneği:

APARTMAN TESPİT TUTANAĞI

 

Tarih: 28.06.2025

Saat: 11:30

Yer: Yıldız Apartmanı, Atatürk Mahallesi, Çiçek Sokak No:5, Şişli/İstanbul

 

Tespit Edilen Durum: Bugün saat 11:30’da Yıldız Apartmanı 3. kat daire 6’dan başlayarak alt katlara doğru su sızıntısı olduğu tespit edilmiştir. 3. kat daire 6’nın sahibi Ayşe Kaya’nın evde bulunmaması nedeniyle, komşuların onayı ve acil durum gerekçesiyle apartman yöneticisi ve çilingir eşliğinde daireye girilmiştir. Yapılan incelemede, banyo lavabosunun musluğunun açık unutulduğu ve taşma sonucu alt katlara su sızdığı görülmüştür. Su vanası kapatılarak ilk müdahale yapılmıştır.

 

Etkilenen Daireler:

1. 2. kat daire 4 (Salon tavanında su izleri)
2. 1. kat daire 2 (Banyo ve mutfak tavanında su izleri)

 

Tutanağı Düzenleyen:

Adı Soyadı: Hasan Demir

Unvanı: Apartman Yöneticisi

İmza:

 

Tanıklar:

1. Adı Soyadı: Mehmet Yıldız

Daire No: 5

İmza:

 

2. Adı Soyadı: Fatma Öztürk

Daire No: 3

İmza:

 

3. Adı Soyadı: Ahmet Çelik

Unvanı: Çilingir

İmza:

 

Ekler:

1. Hasar fotoğrafları
2. Su tesisatçısı raporu
3. c) Teslim-Tesellüm Tutanağı

Teslim-tesellüm tutanağı, bir malın, eşyanın veya belgenin bir kişiden diğerine teslim edildiğini belgelemek için düzenlenir.

Teslim-Tesellüm Tutanağı Örneği:

TESLİM-TESELLÜM TUTANAĞI

 

Tarih: 30.06.2025

Saat: 14:00

Yer: ABC Şirketi, Mecidiyeköy/İstanbul

 

Teslim Edilen Malzemeler:

1. MacBook Pro 16″ (Seri No: ABCD1234EFG5678) – 1 adet
2. iPhone 13 Pro (IMEI: 123456789012345) – 1 adet
3. Şirket kimlik kartı (No: ABC12345) – 1 adet
4. Şirket araç anahtarı (Plaka: 34 ABC 123) – 1 set
5. Müşteri dosyaları (Fiziksel, 5 klasör) – 1 set

 

Teslim Eden:

Adı Soyadı: Mehmet Yılmaz

Unvanı: Satış Müdürü

T.C. Kimlik No: 12345678910

İmza:

 

Teslim Alan:

Adı Soyadı: Ayşe Demir

Unvanı: İnsan Kaynakları Müdürü

T.C. Kimlik No: 10987654321

İmza:

 

Tanıklar:

1. Adı Soyadı: Ali Kaya

Unvanı: İdari İşler Sorumlusu

İmza:

 

Notlar: Teslim edilen tüm malzemeler kontrol edilmiş olup, çalışır ve eksiksiz durumda teslim alınmıştır. MacBook Pro’nun ekranında sağ üst köşede küçük bir çizik bulunmaktadır.

 

Bu tutanak 2 (iki) nüsha olarak düzenlenmiş olup, bir nüshası teslim edene, bir nüshası teslim alana verilmiştir.

3. Hukuki İşlemlerde Kullanılan Tutanak Örnekleri
4. a) Keşif Tutanağı

Keşif tutanağı, bir olay yerinin veya malın durumunun resmi olarak incelenmesi ve kayıt altına alınması amacıyla düzenlenir.

Keşif Tutanağı Örneği:

KEŞİF TUTANAĞI

 

Dosya No: 2025/123

Keşif Tarihi: 05.07.2025

Keşif Saati: 10:00-11:30

Keşif Yeri: İstanbul, Beşiktaş İlçesi, Levent Mahallesi, Çınar Sokak No:15

 

Keşif Konusu: Davacı Ahmet Yılmaz ile davalı Mehmet Demir arasındaki 2025/123 esas sayılı tazminat davasına ilişkin olarak, davalının mülkiyetindeki binanın çatısından düşen kiremitlerin davacının aracında meydana getirdiği hasarın tespiti.

 

Hazır Bulunanlar:

1. Hakim: Zeynep Kaya (Beşiktaş 3. Asliye Hukuk Mahkemesi)
2. Zabıt Katibi: Ali Öztürk
3. Bilirkişi: Murat Çelik (İnşaat Mühendisi)
4. Davacı Vekili: Av. Selin Yıldız
5. Davalı Vekili: Av. Burak Koç

 

Keşif İşlemi ve Tespitler:

Keşif mahallinde yapılan incelemede, davalıya ait binanın çatısının bakımsız olduğu, bazı kiremitlerin yerinden oynamış olduğu tespit edilmiştir. Davacıya ait 34 ABC 123 plakalı aracın ön kaputunda ve tavanında, düşen kiremitlerden kaynaklanan çökme ve çizikler olduğu görülmüştür.

 

Bilirkişi Ön Görüşü:

Binaya ait çatının bakım ve onarımının zamanında yapılmadığı, bu nedenle kiremitlerin yerinden oynayarak düşme riski taşıdığı tespit edilmiştir. Araçtaki hasarın düşen kiremitlerden kaynaklandığı kanaatine varılmıştır.

 

Bilirkişi raporunun 15 gün içinde mahkemeye sunulmasına karar verilmiştir.

 

Keşif saat 11:30’da tamamlanmıştır.

 

Hakim

(İmza)

 

Zabıt Katibi

(İmza)

 

Bilirkişi

(İmza)

 

Davacı Vekili

(İmza)

 

Davalı Vekili

(İmza)

1. b) Durum Tespit Tutanağı (Noter)

Noter durum tespit tutanağı, bir durumun veya olayın noter huzurunda tespit edilmesi ve belgelenmesi amacıyla düzenlenir.

Noter Durum Tespit Tutanağı Örneği:

NOTER DURUM TESPİT TUTANAĞI

 

Tutanak No: 12345

Tarih: 10.07.2025

Saat: 15:00

 

İstanbul 15. Noterliği’nden ben, Noter Ahmet Kaya, yanımda Noter Katibi Mehmet Demir olduğu halde,

 

Talep Eden:

Adı Soyadı: Ayşe Yılmaz

T.C. Kimlik No: 12345678910

Adres: Atatürk Mah. Çiçek Sok. No:10/5 Şişli/İstanbul

 

Talebi üzerine, Levent Mahallesi Akasya Sokak No:25/3 Beşiktaş/İstanbul adresinde bulunan kiralık dairenin mevcut durumunun tespiti amacıyla belirtilen adreste hazır bulundum.

 

Tespit Edilen Hususlar:

1. Dairenin 3+1, 120m² olduğu,
2. Salon duvarlarında 5 adet çatlak bulunduğu,
3. Mutfak dolaplarının 3 adet kapağının kırık olduğu,
4. Banyo lavabosunda çatlak olduğu,
5. Yatak odası kapısının menteşelerinin gevşek olduğu,
6. Balkon korkuluklarında paslanma olduğu,

 

hususları tarafımdan tespit edilmiştir.

 

Tespit sırasında 25 adet fotoğraf çekilmiş olup, bu tutanağın ekini teşkil etmektedir.

 

İşbu tutanak tarafımdan 2 nüsha olarak düzenlenmiş olup, bir nüshası talep eden Ayşe Yılmaz’a verilmiş, diğer nüshası noterlik arşivinde saklanmak üzere alıkonulmuştur.

 

Noter

(İmza ve Mühür)

 

Noter Katibi

(İmza)

 

Talep Eden

(İmza)

Tutanak Hazırlarken Dikkat Edilmesi Gerekenler

Hukuki geçerliliğe sahip bir tutanak hazırlarken dikkat edilmesi gereken hususlar:

1. Objektif olun: Tutanakta kişisel yorum ve değerlendirmelerden kaçınarak, sadece gözlemlenen olguları yazın.
2. Net ve anlaşılır bir dil kullanın: Tutanakta kullanılan ifadeler açık, net ve anlaşılır olmalıdır.
3. Tarih ve saat bilgisini doğru belirtin: Olayın gerçekleştiği tarih ve saati tam olarak kaydedin.
4. Tanık bulundurun: Mümkünse, tutanağı en az iki tanık huzurunda düzenleyin ve imzalatın.
5. Detaylı bilgi verin: Olayın tüm detaylarını, kim, ne, nerede, ne zaman, nasıl sorularına cevap verecek şekilde belirtin.
6. Belgeleyin: Mümkünse olayı fotoğraf, video veya ses kaydı ile belgeleyin ve tutanağa ekleyin.
7. İmzalayın: Tutanağı düzenleyen kişiler ve tanıklar tarafından imzalanmasını sağlayın.
8. Taraflara verin: Tutanağın bir nüshasını ilgili taraflara teslim edin.

Tutanakların Hukuki Geçerliliği

Tutanakların hukuki geçerliliği için şu unsurlar önem taşır:

1. Usulüne uygun düzenleme: Tutanağın yukarıda belirtilen unsurları içermesi ve şekil şartlarına uygun olması gerekir.
2. Yetkili kişilerce düzenleme: Tutanağı düzenleyen kişilerin bu konuda yetkili olması gerekir.
3. Tanık onayı: Tutanağın tarafsız tanıklar tarafından onaylanmış olması geçerliliğini artırır.
4. Delil değeri: Usulüne uygun düzenlenen tutanaklar, hukuki uyuşmazlıklarda delil niteliği taşır.
5. Resmi tutanaklar: Kamu görevlilerince düzenlenen tutanaklar, aksi ispatlanana kadar geçerli sayılır.

Sıkça Sorulan Sorular

Soru 1: Tutanağı kim düzenleyebilir? Cevap: Tutanak, konuya göre değişmekle birlikte, genellikle olaya şahit olan veya yetkili kişiler tarafından düzenlenebilir. İş yerinde yöneticiler, güvenlik görevlileri; apartmanlarda yöneticiler; trafik kazalarında sürücüler tutanak düzenleyebilir.

Soru 2: Tek kişi tutanak düzenleyebilir mi? Cevap: Tek kişi tutanak düzenleyebilir, ancak tutanağın hukuki geçerliliğinin artması için mümkünse tanık bulundurulması ve imzalatılması önerilir.

Soru 3: Tutanak için özel bir format var mı? Cevap: Tutanak örnekleri konuya göre değişiklik gösterebilir, ancak temel olarak yukarıda belirtilen unsurları (başlık, tarih, saat, yer, katılımcılar, olay detayı, imzalar) içermesi gerekir.

Soru 4: Tutanakta düzeltme yapılabilir mi? Cevap: Tutanakta düzeltme yapılması önerilmez. Ancak zorunlu hallerde, düzeltmenin üstü tek çizgi ile çizilip, yanına doğrusu yazılarak tüm ilgililerce paraflanması gerekir.

Soru 5: Tutanağın geçerlilik süresi var mıdır? Cevap: Tutanakların özel bir geçerlilik süresi yoktur. Ancak belgelediği olaya ilişkin hukuki süreçlerin zamanaşımı süreleri geçerlidir.

KONAL Hukuk Bürosu Tutanak Danışmanlık Hizmetleri

KONAL Avukatlık ve Hukuki Danışmanlık Bürosu olarak, çeşitli hukuki işlemlerde ihtiyaç duyabileceğiniz tutanak örnekleri hazırlama ve mevcut tutanakların hukuki geçerliliğini değerlendirme konularında profesyonel destek sunmaktayız.

İş hukuku, gayrimenkul hukuku, tüketici hukuku ve diğer alanlarda ihtiyaç duyabileceğiniz her türlü tutanak için hukuki danışmanlık hizmetimizden yararlanabilirsiniz. KONAL Hukuk Bürosu olarak, hukuki belgelerinizin doğru ve geçerli bir şekilde hazırlanması için uzman kadromuzla İstanbul Mecidiyeköy’deki ofisimizde hizmetinizdeyiz.